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电子文件的特点及管理/于泽昕

作者:法律资料网 时间:2024-07-24 09:48:57  浏览:8398   来源:法律资料网
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电子文件的特点及管理

于泽昕


  随着我国信息技术的迅猛发展,计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面,产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点,使得无纸化办公成为现实,这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐,做到与时俱进不断创新发展,已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

  1、操作方便,简单易行,自动分类组合,便于管理。传统的档案管理模式是,档案由文书处理部门立卷,档案业务部门接收,文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索,需要整理清楚,分类精细,将每份文件归人相应的类别和合适的案卷,便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中,文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统,电子文件一旦形成,可以马上储存,随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理,按档案部门归档,也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门,档案部门再根据归档的要求,及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来,转化为电子档案。

  2、容量大,何种小,节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管,而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上,它可以大大节省档案装具和库房空间,降低保管成本。

  3、检索快捷,提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案,必须到档案室或档案馆办理借阅手续,借阅后如需复制档案,还需办理审批手续。在办公造化系统中,储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的,用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息,并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

  电子文件能在通信网络上迅速地进行传递;它的利用不受时间和距离的影响,可共享,但它不再具有纸质文件的直观性,需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理,并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高,使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

  1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘,并可在磁盘上进行修改加工,一旦贮入办公信息数据之中,即由档案、技术人员所共享,这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生,随时更改,归档时,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性,档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中,文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化,电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合,不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

  3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大,电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和将会不断地修改和补充,故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证,其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

  1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁,光盘是利用激光进行信息存取的,它由盘基、记录介质和保护层等部分组成,而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  2、建立电子档案。目前,正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期,认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行,要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,从保护电子文件的原始信息入手,通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。

  3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代,档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构,既要具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法,又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等,努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

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关于印发《克拉玛依市残疾人就业安置奖励实施细则》的通知

新疆维吾尔自治区克拉玛依市人民政府


关于印发《克拉玛依市残疾人就业安置奖励实施细则》的通知

克残发〔2010〕22号


各区残联、财政局、经贸委、审计局,各有关单位:

为进一步推动全市按比例安排残疾人就业工作的开展,保障残疾人劳动就业的合法权益,根据克拉玛依市人民政府《关于实行残疾人就业安置奖励政策的通知》(新克政发〔2008〕33号文件)精神,结合我市按比例安排残疾人就业工作的实际,市残联、财政局、经贸委、审计局联合制定了《克拉玛依市残疾人就业安置奖励实施细则》,现印发给你们,请认真遵照执行。







克拉玛依市残疾人联合会   克拉玛依市财政局







克拉玛依市经济贸易委员会  克拉玛依市审计局





二○一○年六月八日























克拉玛依市残疾人就业安置奖励实施细则



第一条 为促进我市残疾人就业工作,保障残疾人合法权益,根据《关于实行残疾人就业安置奖励政策的通知》(新克政发〔2008〕33号),结合我市实际,制定本实施细则。

第二条 残疾人就业安置奖励是向安置残疾人就业超过规定比例的用人单位予以奖励。

第三条 本细则所称用人单位是指本市行政区域内安置残疾人就业的机关、团体、企事业单位和其他经济组织以及集中安置残疾人就业的福利企业。

第四条 机关、团体、企事业单位和其他经济组织安置残疾人就业超过在职职工2%的比例,福利企业安置残疾人就业超过在职职工25%的比例,可申请安置残疾人就业奖励。

第五条 用人单位与30岁以上首次就业的残疾人签订两年以上劳动合同,且在本单位就业满一年的,可申请安置残疾人首次就业一次性奖励。

第六条 用人单位申请安置残疾人就业奖励须满足以下条件:

(一)按规定与残疾职工签订了两年以上(含两年)的劳动合同、为残疾人办理了规定的社会保险、残疾人就业满一年以上;

(二)劳动合同期内无(违法)解除劳动合同现象;

(三)为残疾职工安排适当的工种岗位,并在劳动报酬、福利待遇、职称评定等方面给予与其他职工同等的待遇,工资待遇不低于克拉玛依市最低工资标准。

第七条 符合奖励条件的中央驻市石油石化企业向市残疾人劳动就业服务机构提出奖励申请,其他用人单位按属地原则向所在区的残疾人劳动就业服务机构提出奖励申请。

第八条 市、区残疾人劳动就业服务机构负责审查用人单位超比例安置残疾人就业情况,审查结果报同级残联,残联会同财政、经贸和审计部门审批。

第九条 用人单位每超比例安置一名残疾人就业,每年给予用人单位8000元奖励。

第十条 用人单位每安置一名30岁以上首次就业的残疾人,给予用人单位3000元的一次性奖励。

第十一条 安置残疾人就业奖励按照以下程序办理。

(一)申报阶段(6月1日至30日)。

用人单位向残疾人劳动就业服务机构提出残疾人就业安置奖励申请,报送以下书面材料:

1、《克拉玛依市超比例安置残疾人就业奖励申请表》。

2、《用人单位安置残疾人就业名册》,残疾人证、身份证原件及复印件。

3、经劳动保障部门鉴证的两年以上(含两年)的劳动合同原件及复印件。

4、残疾职工缴纳社会保险和住房公积金证明,包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险和住房公积金(即“五险一金”)。

5、工资年报、工资花名册。

6、年度《所得税纳税申报表》。

(二)审批阶段(7月1日至31日)

1、残疾人劳动就业服务机构对用人单位提交的残疾人就业安置奖励申请材料进行审核。用人单位职工人数以《所得税纳税申报表》所列职工人数为依据。用人单位安置的残疾人须持有克拉玛依市残联核发的残疾人证。

2、残疾人就业服务机构于7月15日前将安置残疾人就业奖励审核情况报同级残联。

3、残联会同同级财政、经贸和审计部门对用人单位申请材料进行审查,对于符合奖励条件的予以批准,不符合条件的予以退回并说明理由。

4、残联于7月31日前将审批意见反馈用人单位。

(三)发放阶段(8月1日至9月30日)

对经批准实行就业奖励的用人单位,按照“谁批准、谁奖励”的原则,由残联按规定兑现奖励。用人单位将审批表和收款凭据提交残联,领取奖励。

第十二条 经市残联批准奖励的用人单位,就业奖励从市级残疾人就业保障金中支出。经区残联批准奖励的用人单位,就业奖励从区级残疾人就业保障金中支出。残疾人就业保障金支付不足的,差额部分从同级财政支出。

第十三条 安置残疾人就业奖励资金用于用人单位扩大再生产购买所需设备、物资和办公用品、无障碍设施建设、劳保用品等方面的开支。

第十四条 各级财政、审计和残联对安置残疾人就业奖励情况进行监督检查。

第十五条 安置残疾人就业奖励审批机关的工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的,由其所在单位或者有关主管部门给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第十六条 本细则由市残联负责解释。

第十七条 本细则自发布之日起实行。




安全生产标准制修订工作细则

国家安全生产监督管理总局


第9号
 
  《安全生产标准制修订工作细则》已经2006年9月26日国家安全生产监督管理总局局长办公会议审议通过,现予以公布,自2006年11月1日起施行。


局长 李毅中

二○○六年十月二十日

安全生产标准制修订工作细则

  第一章总则

  第一条为规范安全生产标准的制修订工作,根据《标准化法》、《标准化法实施条例》、《安全生产行业标准管理规定》和《全国安全生产标准化技术委员会章程》等有关规定,制定本细则。

  第二条本细则所称的安全生产标准包括安全生产方面的国家标准(GB)、行业标准(AQ)。

  第三条国家安全生产监督管理总局(以下统称安全监管总局)、国家标准化管理委员会(以下统称国家标准委)对安全生产标准制修订工作实施管理。

  全国安全生产标准化技术委员会(以下统称安标委)负责安全生产标准制修订工作。全国安全生产标准化技术委员会的煤矿安全、非煤矿山安全、化学品安全、烟花爆竹安全、粉尘防爆、涂装作业、防尘防毒等分技术委员会(以下统称分标委)负责其职责范围内的安全生产标准制修订工作。

  第二章立项和计划

  第四条安全监管总局根据安全生产工作的需要,组织制定安全生产标准工作规划和年度计划。

  国家标准计划项目由国家标准委下达和公布,行业标准计划项目由安全监管总局下达和公布。

  第五条具备下列条件之一的,企业、科研院所、协会、学会、中介机构等单位可以申请安全生产标准的立项:

  (一)符合国家现行有关安全生产法律法规和标准化工作规定的;

  (二)在安全生产标准范围之内的;

  (三)市场和企业急需,符合国家产业政策,对提高安全生产水平有促进作用的;

  (四)对安全生产专项整治有推动作用的;

  (五)规范安全生产监管监察和行政执法的;

  (六)规范安全生产行政许可和市场准入的。

  申请国家标准立项的,还需符合国家标准的有关规定。

  第六条对符合本细则第五条规定的安全生产标准立项条件的,标准起草单位应当在每年10月31日前向相应的分标委秘书处提出制修订安全生产标准的项目建议。

  安全生产标准的项目建议应当包括下列内容:

  (一)制定或者修订的必要性;

  (二)相关国家标准或者行业标准的情况;

  (三)标准的主要内容;

  (四)完成时限;

  (五)其他有关情况。

  第七条对向分标委提出的标准立项建议,经分标委会议通过或征询全体委员意见并经主任委员同意后,报安标委秘书处。

  对全部上报的标准立项建议,根据安全生产标准工作规划和安全生产工作的需要,经安标委会议通过或征询全体委员意见并经主任委员同意后,报安全监管总局审议。

  第八条安全监管总局对安标委提出的安全生产标准项目建议进行审查。涉及行业标准的,由安全监管总局确定后下达安全生产行业标准制修订年度计划;涉及国家标准的,由安标委向国家标准委申报,按照有关规定审查后由国家标准委下达国家标准制修订计划。

  第九条因安全生产工作急需,确需制订或修订有关安全生产标准的,按照本细则第六条、第七条、第八条的规定增加补充计划。

  第三章起草

  第十条安标委及分标委应当根据国家标准委、安全监管总局下达的标准计划,组织计划的实施,指导和督促标准起草单位开展标准的制修订工作。

  安标委及分标委应当及时掌握标准制修订的进度。各分标委秘书处应当每季向安标委秘书处汇报一次标准制修订的进度,安标委应当每半年向安全监管总局汇报一次标准制修订情况,重要情况应当随时汇报。

  第十一条经安标委及分标委确认的标准起草单位应当制定标准工作计划,成立标准起草小组,并确定专门人员负责标准的起草工作。

  标准工作计划和标准起草小组名单应当报安标委或分标委备案。

  第十二条标准起草单位应当系统地收集和整理国内外有关标准及规范、规程、文献等资料,及时掌握相关标准的现状、发展趋势和动态信息。

  第十三条标准编写的层次结构(章、条、款、项)、格式、用语、公式、表格和字体,应当遵循GB/T1.1~1.2的规定。

  第十四条标准起草单位应当按照计划,在调查研究、试验验证的基础上,提出标准征求意见稿、编写说明及有关附件,其内容一般包括:

  (一)工作简况,包括任务来源、协作单位、主要工作过程、标准主要起草人及其所做的工作等;

  (二)标准编制原则和确定标准主要内容(如技术指标、参数、公式、性能要求、试验方法、检验规则等)的论据(包括试验、统计数据)。修订标准的,应增列新旧标准水平的对比;

  (三)主要试验(或验证)的分析、综述报告,技术经济论证,预期的经济效果;

  (四)采用国际标准和国外先进标准的程度,以及与国际、国外同类标准水平的对比情况,或与测试的国外样品、样机的有关数据对比情况;

  (五)与现行有关法律、法规和标准的关系;

  (六)重大分歧意见的处理经过和依据;

  (七)标准作为强制性标准或推荐性标准的建议;

  (八)贯彻标准的要求和措施建议(包括组织措施、技术措施、过渡办法等内容);

  (九)废止现行有关标准的建议;

  (十)其他应予说明的事项。

  第四章征求意见

  第十五条标准起草单位在完成标准起草工作后,应当将标准征求意见稿、标准编制说明及有关附件送到分标委秘书处。分标委秘书处应当对标准的格式、内容等是否符合有关规定进行程序性审查;经审查同意后,起草单位将标准征求意见稿、标准编制说明及有关附件寄送给部分委员和相关单位专家征求意见。必要时,可通过适当方式向社会征求意见。

  征求意见的专家应当涵盖相关科研、生产、使用、检测检验、培训、监管监察等领域,且专家中委员的数量应不少于10人。

  第十六条收到征求意见稿的专家应当在规定的时间内提出意见,且反馈意见的专家数量应当超过征求意见专家数量的三分之二。反馈意见期限为自对方收到至回函日止30天内。

  第十七条对于专家反馈的意见,标准起草单位应当进行汇总、分析和处理,并对标准征求意见稿进行修订,完成标准送审稿和意见汇总处理表。对不采纳的意见,应当有充分的理由,并在意见汇总处理表中予以说明。第五章审查和报批

  第十八条标准起草单位将完善后的标准送审稿、标准编制说明、意见汇总处理表和其他有关附件一式三份送分标委秘书处。

  第十九条分标委秘书处将标准送审稿送主任委员初审同意后,提交全体委员审查。审查采用会议或者函审方式。

  审查前,由标准起草单位提出审查专家名单和审查申请。秘书处应当在审查会议前一个月或函审表决前两个月,将标准送审稿、编制说明及有关附件(函审还应包括函审单)提交给审查者。会议审查时,应当进行充分讨论,尽量取得一致意见。需要表决时,必须有不少于出席会议代表人数的四分之三同意方为通过。函审时,也必须有四分之三的回函同意方为通过。会议代表的出席率和函审单的回函率应当不低于三分之二。

  会议审查时未出席会议也未说明意见者,以及函审时未按规定时间投票者,均按弃权计票。

  对有分歧意见的标准或条款,应有不同观点的论证材料。

  第二十条会议审查应当有会议纪要。会议纪要应当包括对本细则中第十四条第二项至第十项内容的审查结论,并附审查人员名单。函审时应当形成函审结论并附函审单。

  审查标准的投票情况,应当以书面材料记录在案,并作为标准审查意见说明的附件。

  第二十一条对分标委审查过的标准,原则上,安标委不再进行审查;对于一些重要标准,安标委可组织进行专门审查。

  通过审查的标准,经安全监管总局分管领导同意后,由安标委提请安全监管总局局长办公会议审议。

  第二十二条经局长办公会议审议通过的标准送审稿,由标准起草单位根据审议意见进行修改,形成标准报批稿,连同标准编制说明、意见汇总处理表和其他有关附件一式三份送分标委秘书处。采用国际标准或者国外先进标准的,应附有该标准的原文或者译文一式二份。

  标准起草单位提供上述资料时,应当同时提供电子文稿。制定、修订国家强制性标准的,还应当提供中文和英文通报单。

  第二十三条标准报批稿经安标委秘书处复核和秘书长签字后,送主任委员或其委托的副主任委员审查。经主任委员或其委托的副主任委员审查同意后,按标准的分级分别向安全监管总局、国家标准委报批。国家标准向国家标准委报批;行业标准向安全监管总局报批。

  第六章发布和备案

  第二十四条国家标准由国家标准委统一编号、发布。行业标准由安全监管总局统一编号、发布。

  第二十五条行业标准应当在发布后30日内依法报国家标准委备案。

  第七章附则

  第二十六条安全标准不能归入相应分标委的,标准起草单位可直接向安标委秘书处提出立项申请,依照本细则的规定执行。

  第二十七条标准发布实施后,分标委或安标委应当按规定进行复审。复审周期不超过5年。复审不合格的,应当及时提请修订或废止。

  第二十八条制定标准过程中形成的有关资料,应当按照《安全生产标准档案管理规定》的要求,及时归档。

  第二十九条煤炭行业标准(MT)的制修订程序,依照本细则的规定执行。

  第三十条本细则自二○○六年十一月一日起施行。